AWE Organisation

Présentation de l'offre pour vos événements d'entreprise

AWE Organisation est une agence événementielle MICE basée à La Rochelle, fondée en 2021. Nous concevons et coordonnons des formats sur-mesure, du premier échange jusqu'au terrain, avec une attention constante portée au déroulé, aux contraintes de site et à la lisibilité budgétaire.

Nos clients nous sollicitent pour des dispositifs qui doivent tenir un cap clair : une intention, un calendrier, une expérience cohérente. Vous préparez un séminaire, un lancement de produit, une inauguration ou une soirée de gala ? Nous structurons votre projet et nous mobilisons les bons partenaires au bon moment.

Détail des prestations proposées

Selon votre format, nous prenons en charge les briques suivantes :

• Organisation de séminaires et incentives
• Team building et learning expédition
• Formations et conventions
• Inaugurations et lancements de produits
• Organisation de salons, coordination exposants, gestion des flux
• Création de stands, conférences et talks
• Événements réceptifs : cocktails, dîners, soirées staff, réceptions prestige

Notre approche intègre une démarche éco-responsable : achats et ressources locales quand cela a du sens, consommables recyclables, logistique pensée pour limiter les trajets inutiles, sans fragiliser l'exploitation le jour J.

Formats et configurations disponibles

AWE Organisation intervient sur des jauges de 60 à 400 personnes, selon le format et le lieu. Nous gérons la coordination des prestataires, la scénographie, les implantations et les temps forts, avec une logique simple : un déroulé lisible, des responsabilités définies, un pilotage opérationnel cadré.

Nous intervenons en Charente-Maritime et partout en France. Cette couverture convient aux projets multi-sites, à condition d'anticiper les repérages et les temps de montage lorsque le lieu impose des accès techniques restreints.

Méthode de travail et approche d'AWE Organisation

Chaque projet démarre par un cadrage rigoureux. Notre équipe clarifie vos objectifs, vos contraintes, votre enveloppe et vos impératifs de validation. Nous privilégions une communication transparente, car elle sécurise les arbitrages et évite les ajustements tardifs.

Nos échanges sont assurés du lundi au vendredi, et la production terrain peut être organisée le week-end ou les jours fériés si votre calendrier l'exige.

Brief et cadrage du projet avec AWE Organisation

Pour établir une proposition utile, nous vous demandons des informations concrètes : date, ville, nombre de participants, rythme de la journée, contraintes du site, attentes en restauration et besoins techniques. À partir de ce brief, nous mettons en place une recommandation structurée, avec des options lorsque plusieurs scénarios sont pertinents.

Nous nous engageons à transmettre un devis détaillé sous 48 heures, dès lors que le brief est complet et que les premières disponibilités prestataires peuvent être confirmées.

Coordination et suivi opérationnel

Une fois le devis validé, nous pilotons la préparation : repérage, rétroplanning, coordination des intervenants, gestion des accès, installation et conduite du déroulé. Selon les projets, cela inclut la mise en place des stands, l'accueil des speakers, la gestion des timings et la relation avec le site.

Notre approche consiste à prévoir une solution de repli sur les points critiques, car un aléa technique ou météo ne doit pas remettre en cause l'expérience des invités.

Raisons de choisir ce prestataire

AWE Organisation intervient auprès d'acteurs aux exigences variées, de la PME à des groupes structurés. Nous nous appuyons sur un réseau de partenaires sélectionnés, testés et approuvés, afin de sécuriser la qualité de service, les délais de mise en place et la cohérence globale du dispositif.

Les formats que nous gérons couvrent aussi bien un cocktail de 60 personnes qu'un dîner assis de 400 personnes, avec la même exigence sur le déroulé, les accès et la coordination terrain.

Expérience terrain et références d'AWE Organisation

La direction est assurée par Tristan Fontvieille et Martine Duros, collaboration officialisée en 2023. Tristan Fontvieille intervient dans l'événementiel et le traiteur depuis 2012, ce qui nourrit une approche très opérationnelle des contraintes de production.

Nos références incluent, selon les projets : Société Générale, KPMG, Macif, METRO, Martell Cognac, Nissan, Guerbet, Groupe Léon Grosse, Maison des Ambassadeurs, Musée Maritime de La Rochelle. Ces collaborations couvrent des formats comme l'inauguration (jusqu'à 220 personnes), le lancement de produit (jusqu'à 250 personnes) ou le séminaire (140 personnes).

Zone d'intervention et disponibilité

Nos implantations sont situées au 37 rue du Parc des Pères, 17000 La Rochelle, et au 12 rue de la Grosse Planche, 17540 Saint-Sauveur-d'Aunis. Nous intervenons en Nouvelle-Aquitaine et sur l'ensemble du territoire, selon la nature du projet et les contraintes de site.

Pour un échange rapide : 06 51 08 54 53 ou awe@aweorganisation.com.

Déroulement concret de la prestation

Vous attendez un déroulé clair et des validations simples. Nous organisons la prestation en étapes lisibles, avec des points de contrôle pour sécuriser les décisions : concept, choix des prestataires, logistique, technique, timing, présence terrain.

À quel moment souhaitez-vous bloquer la date, et quels éléments doivent être validés par votre direction avant engagement ? Cette réponse conditionne l'ordre des actions et la disponibilité des ressources.

Du devis à la validation

Après cadrage, nous formalisons une proposition détaillée et exploitable en interne. Les postes sont présentés de manière lisible, avec des variantes lorsque cela apporte une vraie valeur de comparaison. La contractualisation et la facturation sont adaptées à vos process, avec des modalités de paiement posées dès le départ pour éviter les points de friction.

Le jour J et retour d'expérience

Le jour de l'événement, un chef de projet assure la supervision sur site, coordonne les prestataires et suit le timing. Après la prestation, nous réalisons un retour d'expérience pour consolider les points forts et formuler des recommandations pour la prochaine édition, en tenant compte des contraintes rencontrées sur le lieu et des arbitrages effectués.