Antonin VANDERRIEST

Présentation

Vous avez un événement à organiser et souhaitez pouvoir vous concentrer sur vos équipes et vos invités plutôt que sur la logistique ?

Chef de projet événementiel freelance, j’accompagne les entreprises dans la conception, l’organisation et la coordination de leurs événements professionnels.

Je peux prendre en charge l’ensemble du projet ou intervenir en renfort sur une étape précise, avec un objectif : vous apporter un pilotage clair, une coordination efficace et une présence opérationnelle jusqu’au jour J.

Le jour J, vous devez pouvoir vous concentrer sur vos invités, pas sur l’organisation.

Ce que je prends en charge :

Selon votre besoin, je peux piloter tout ou partie de votre événement :

En amont :

• Cadrage du besoin et définition des objectifs
• Conception du format et du déroulé
• Recherche et sélection des prestataires
• Gestion des devis et suivi budgétaire
• Élaboration du planning et du rétroplanning

Dans la préparation :

• Coordination des différents prestataires et intervenants
• Suivi logistique et opérationnel
• Préparation du déroulé détaillé
• Anticipation des points de vigilance

Le jour J :

• Coordination sur site
• Supervision des prestataires
• Gestion du timing et du bon déroulement de l’événement
• Gestion des imprévus et ajustements en temps réel

Ma façon de travailler :

Chaque projet commence par une étape essentielle : bien comprendre votre besoin, vos objectifs, vos contraintes et le niveau d’accompagnement attendu.

Je mets ensuite en place une organisation claire : planning, rétroplanning, outils de suivi et points d’avancement réguliers.

Pendant la préparation, je veille à assurer une bonne coordination entre les différents prestataires et intervenants, afin que chacun dispose des informations nécessaires au bon moment.

Le jour J, je prends le relais sur le terrain pour assurer la coordination opérationnelle, suivre le déroulement du programme et gérer rapidement les éventuels imprévus.

L’objectif : vous permettre de vivre votre événement en tant qu’organisateur, et non de passer votre journée à gérer son organisation.

Pourquoi faire appel à un chef de projet freelance ?

L’expertise d’un chef de projet événementiel, avec la flexibilité d’un accompagnement freelance.

Travailler avec moi, c’est bénéficier de :

• Un interlocuteur unique du premier échange au jour J
• Une implication directe dans la préparation et la coordination
• Une organisation flexible, adaptée à votre besoin
• Une communication simple et réactive
• Une continuité entre la préparation et le terrain

Je peux ainsi intervenir comme un véritable relais de votre équipe, que vous ayez besoin d’un pilotage complet ou d’un renfort ponctuel sur votre événement.

Vous gardez la maîtrise de votre projet, sans avoir à en porter toute la logistique.

Types d’événements :

J’interviens notamment sur :

• Séminaires d’entreprise
• Conventions
• Séjours d’entreprise
• Soirées corporate
• Team building et événements internes
• Lancements et opérations événementielles
• Événements professionnels sur mesure

Modalités d’intervention :

Je peux intervenir selon votre organisation et le niveau d’accompagnement souhaité :

• Pilotage complet : de la conception à la coordination du jour J
• Renfort de votre équipe : prise en charge d’une partie de l’organisation
• Accompagnement ponctuel : préparation, production ou coordination terrain

Chaque intervention est définie en fonction de vos objectifs, de vos contraintes et du niveau de délégation souhaité.

Zone d’intervention :

Basé en Nouvelle-Aquitaine, j’interviens à Bordeaux, dans la région et partout en France selon les projets. Je peux également intervenir à l’étranger pour des missions événementielles, selon les besoins et les spécificités du projet.

Les échanges et la préparation peuvent être réalisés à distance, avec une présence sur site lorsque le projet le nécessite, en France comme à l’étranger.

Zone principale : Nouvelle-Aquitaine
Déplacements : France entière et à l’étranger selon les projets

Déroulement d’un projet :

1. Échange et cadrage : Nous faisons le point sur votre événement, vos objectifs, vos contraintes et vos attentes.

2. Définition du projet : Nous définissons ensemble le périmètre d’intervention, le budget, le planning et les différentes étapes.

3. Préparation et coordination : Je prends en charge les actions définies : recherche de prestataires, coordination, suivi logistique et préparation opérationnelle.

4. Coordination le jour J : Je suis présent sur le terrain pour assurer le bon déroulement de l’événement et gérer les éventuels imprévus.

5. Bilan : Selon le projet, nous faisons un retour d’expérience afin d’identifier les points forts et les éventuelles améliorations.

Pourquoi travailler avec moi :

Faire appel à moi, c’est bénéficier d’un accompagnement basé sur quatre points essentiels :

• Une organisation structurée

Chaque étape est cadrée et suivie pour garder une vision claire du projet et de ses échéances.

• Un interlocuteur unique

Je centralise les échanges avec les différents prestataires et intervenants afin de simplifier votre organisation.

• Une forte réactivité

Je reste disponible et impliqué tout au long du projet, avec une capacité à m’adapter rapidement aux évolutions du besoin.

• Une présence opérationnelle

Je ne me limite pas à la préparation : je peux également assurer la coordination sur le terrain et la gestion des imprévus le jour J.

Mon objectif : vous permettre de rester concentré sur vos équipes, vos invités et vos objectifs, pendant que je prends en charge le pilotage opérationnel de votre événement.

Vous avez un projet événementiel ?

Vous préparez un séminaire, une convention, une soirée d’entreprise ou un autre événement professionnel ?

Présentez-moi votre projet, vos objectifs et vos contraintes. Nous pourrons définir ensemble le niveau d’accompagnement adapté à votre besoin.

Contactez-moi pour échanger sur votre projet.